Dernières modifications le 27 mars 2023
Dans un monde où le travail à distance et le nomadisme professionnel sont de plus en plus courants, les espaces de travail partagés deviennent extrêmement populaires. Cependant, pour maximiser la productivité, l’efficacité et le bien être dans un environnement de travail partagé, il est important de mettre en place des stratégies d’optimisation.
Quelles sont les meilleures pratiques pour utiliser au mieux un espace de travail partagé et ainsi améliorer la productivité ? Retrouvez dans cet article des solutions à mettre en place simplement.
Création d'un environnement de travail efficace
La création d’un environnement de travail efficace est essentielle pour maximiser la productivité dans un espace de travail partagé. Que vous soyez dans un open space ou dans un bureau partagé, il est important de créer un lieu agréable et sain pour travailler dans les meilleures conditions.
- Éliminer les distractions
Il est important d’éliminer les distractions afin de pouvoir se concentrer sur les tâches à accomplir. Cela peut inclure l’utilisation de bouchons d’oreille pour bloquer les bruits extérieurs ou l’installation d’un filtre anti-distraction sur son ordinateur pour éviter les notifications intempestives.
- Créer une ambiance de travail propice à la concentration
La création d’une ambiance de travail peut inclure la mise en place d’une playlist de musique calme ou l’ajout de plantes pour créer une atmosphère relaxante.
- Aménagement ergonomique de l'espace de travail
L’aménagement ergonomique est également important pour éviter les douleurs et les tensions. Cela peut inclure l’utilisation d’un fauteuil ergonomique ou l’ajout d’un repose-pied pour améliorer la posture.
En combinant ces différentes techniques, il est possible de créer un environnement de travail efficace qui favorise la concentration et la productivité.
Gestion des interruptions
Dans les espaces de travail partagé, les interruptions peuvent être fréquentes et perturber la concentration.
- Planification des interruptions
Pour y remédier, il est important de planifier les interruptions autant que possible. Cela peut inclure la définition d’horaires de travail pour les tâches les plus importantes, en prévoyant des pauses régulières pour gérer les sollicitations externes.
- Gestion des sollicitations externes
Il est essentiel de gérer les sollicitations externes de manière pro-active, en utilisant par exemple une boîte mail et un téléphone professionnel pour limiter les distractions liées aux communications personnelles.
- Utilisation de signaux visuels pour éviter les interruptions
Utiliser des signaux visuels peut aider à éviter les interruptions inutiles. Par exemple, un casque audio peut indiquer aux collègues que l’on ne souhaite pas être dérangé, tandis qu’un petit panneau « Ne pas déranger » sur son bureau peut également être utile pour éviter les interruptions.
Les services personnalisés proposés par Hermione Coworking Rouen
Dans un espace de travail partagé, la collaboration efficace est essentielle pour tirer parti de l’intelligence collective et maximiser la productivité.
- Communication efficace avec les collègues
Une communication efficace entre collègues est primordiale pour échanger des idées, répondre à des questions pour collaborer sur des projets communs. Il est important de favoriser une communication ouverte et transparente, en utilisant les différents canaux disponibles tels que les messageries instantanées ou les réunions en ligne.
- Utilisation des outils de collaboration
Les tableaux blancs en ligne ou les outils de gestion de projet peuvent aider à organiser les tâches et à favoriser la collaboration en temps réel.
- Respect des règles de l'espace de travail partagé
Respecter les règles permet d’éviter les conflits et les perturbations. Cela peut inclure le respect des heures de travail, le nettoyage de son espace de travail après utilisation et le respect de la confidentialité des informations partagées.
Maintien d'une organisation rigoureuse
Le maintien d’une organisation rigoureuse est essentiel pour une productivité optimale dans un espace de travail partagé.
- Gestion du temps
La gestion du temps est cruciale pour maximiser son efficacité et éviter les retards. Cela peut inclure la définition d’objectifs clairs, la planification des tâches à accomplir et la priorisation des tâches importantes.
- Maintien de l'espace de travail propre et organisé
Maintenir son espace propre et organisé est également essentiel pour minimiser les distractions et améliorer la concentration. Il est important de ranger régulièrement son bureau, de nettoyer son ordinateur et d’archiver les documents importants.
- Utilisation d'outils de gestion de tâches et de projets
Utiliser des signaux visuels peut aider à éviter les interruptions inutiles. Par exemple, un casque audio peut indiquer aux collègues que l’on ne souhaite pas être dérangé, tandis qu’un petit panneau « Ne pas déranger » sur son bureau peut également être utile pour éviter les interruptions.
Les avantages des espaces de travail sont indéniables. Les entreprises ou les travailleurs indépendants ont recours aux espaces de travail partagés pour des questions d’organisation et de productivité. Pour le bien de l’ensemble des coworkeurs plusieurs bureaux peuvent être mis à disposition selon les besoins de chacun.
L’optimisation de l’espace de travail partagé est essentielle pour gagner en productivité et garantir une collaboration efficace. En appliquant des stratégies éprouvées, vous créez un environnement de travail productif et agréable pour tous les membres de l’équipe.
Mettez en pratique dès à présent ces stratégies, afin d’optimiser votre productivité et votre potentiel de réussite. Contactez-nous pour vous aider à travailler efficacement dans nos espaces de travail partagé. Prendre rendez-vous chez Hermione coworking
