Si vous n'avez jamais osé franchir la porte d'un espace de travail partagé, son organisation interne peut sembler mystérieuse. Faut-il réserver sa place ? Comment garder ses affaires ? Le Wi-Fi est-il vraiment sécurisé ? Ce guide ultra-pratique vous explique dans le détail comment fonctionne un espace de coworking de votre arrivée à la machine à café jusqu'à la fin de journée.
Le principe du plug-and-play : L'arrivée
La toute première étape du principe du coworking est de faciliter l'accès au travail. Lorsque vous souscrivez un abonnement (qui peut être réglé très facilement en ligne sur le site de l'opérateur), vous recevez des codes d'accès ou un badge physique/digital (via le smartphone).
Dans la majorité des contrats modernes, l'accès est garanti 24h/24 et 7j/7 pour les membres résidents (postes fixes ou bureaux fermés). Autrement dit, si l'inspiration vous frappe un dimanche à 6h du matin ou si vous travaillez avec des clients basés au Japon ou aux États-Unis, l'espace vous est grand ouvert. C'est le niveau maximal de l'autonomie.
Les rôles clés : Le Community Manager
Soucieux de faciliter votre quotidien, l'espace de travail partagé met souvent un "Office Manager" ou "Community / Hospitality Manager" à votre disposition. Il s'agit du chef d'orchestre du lieu.
C'est cette personne qui vous accueille, qui s'occupe de la logistique en coulisses (la machine à café a-t-elle des grains, le paper-board de la salle 3 a-t-il des feutres neufs ?), mais c'est surtout le "connecteur". Si vous êtes un graphiste et que vous dites au Manager que vous cherchez un développeur back-end, il se fera un plaisir de vous faire une mise en relation informelle avec un autre abonné correspondant au profil !
Nomade vs Fixe : Où s'asseoir ?
Si vous lisez la définition du coworking officielle, vous savez que l'espace n'est pas le même pour tout le monde selon le forfait choisi.
- L'abonnement "Nomade" (Hot Dealing) : Vous fonctionnez selon la règle du premier arrivé, premier servi. Vous arrivez, choisissez n'importe quel poste d'open-space disponible, branchez votre Mac/PC et vous travaillez. Le soir, vous laissez la place libre (Clean Desk Policy) après avoir placé vos effets personnels dans un casier de consigne sécurisé souvent loué avec votre place.
- L'abonnement "Poste Fixe" (Dedicated Desk) : Vous disposez de votre propre bureau (au sein de l'open-space). Ce bureau est exclusivement le vôtre 24h/24. Vous pouvez laisser votre écran 27 pouces branché, votre plante verte, votre mug et des documents. Personne ne s'installera à cet endroit.
Comment gérer une réunion confidentielle ?
C'est la hantise des nouveaux venus : l'open-space est-il propice aux visioconférences critiques ? Bien entendu ! Tous les lieux modernes (voir guide complet) prévoient des "Phone Boxes" (cabines téléphoniques avec aération et insonorisation totale) que l'on peut généralement occuper librement.
Pour des réunions de plus grande ampleur ou des rendez-vous physiques, chaque lieu fonctionne avec un système de salles de réunion partagées. Chaque membre, selon son tarif, dispose de "crédits" mensuels. Depuis une application dédiée sur le téléphone, il suffit de visualiser le planning de la "Salle Tokyo" (8 places) et de la bloquer de 14h à 16h d'un simple clic.
Côté vie quotidienne : événements et moments de pause
Le métier c'est bien, le réseau c'est mieux. Le fonctionnement du coworking intègre un agenda souvent très chargé conçu pour vous faire sortir la tête du guidon. Des Afterworks organisés le jeudi soir, des "Petits Dej de bienvenue" pour intégrer les nouveaux abonnés ou même des conférences à thème données par les membres (ex: formation SEO ou juridique gratuite). Participer n'est jamais obligatoire (on peut être "Ours"), mais c'est toujours le meilleur moyen d'amortir son abonnement.
Au final, un espace partagé fonctionne exactement comme une immense entreprise ultra-conviviale dont tous les employés seraient pourtant à leur propre compte ou travailleraient pour d'autres patrons. Un écosystème d'une étonnante fluidité.